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智能檔案柜管理存在的問題及解決方案

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智能檔案柜管理存在的問題及解決方案

發(fā)布日期:2019-4-13 作者: 點(diǎn)擊:

檔案管理現(xiàn)狀   


一、 集團(tuán)檔案管理目前存在的主要問題:  


(一)各部門應(yīng)移交集團(tuán)檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確,使得各部門不清楚哪些檔案 應(yīng)移交集團(tuán)檔案室存檔。  


(二)《檔案管理制度》的執(zhí)行力度不夠,缺少執(zhí)行監(jiān)管。 


(三)公司早期資料缺失嚴(yán)重。 


(四)檔案借閱審批流程繁瑣,遇到一些工作比較緊急情況時,無法及時完成借閱審批。 


(五)權(quán)限設(shè)置不夠合理,某些部門(審計)因工作需要常需查閱大量檔案,但因權(quán)限 的限制,每一類檔案都進(jìn)行借閱流程,影響工作效率。 


(六)檔案系統(tǒng):  


1. 檔案系統(tǒng)缺少關(guān)鍵字檢索功能,不方便搜索。  


2. 一次借多種檔案時,必須在不同類別的檔案庫中分別發(fā)起借閱,不能合并起一個借閱,使用比較麻煩。   


3. 公開類檔案(證照類)無法發(fā)起借閱。   


二、 存在原因  


(一)對于各部門檔案狀況了解不夠,《檔案管理制度》的編制缺少針對性及可操作性。 


(二)對《檔案管理制度》的執(zhí)行缺少有效的監(jiān)督措施。  


(三)由于公司早期對檔案缺乏有效的管理,造成歷史資料缺失嚴(yán)重。 


(四) 檔案系統(tǒng)的設(shè)計?   


三、 未來管理規(guī)劃  


(一)對現(xiàn)行《檔案管理制度》進(jìn)行有針對性的修訂:  


1. 廣泛征求各部門意見,深入調(diào)查,根據(jù)各部門實(shí)際情況對檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確規(guī)定;  


2. 對《檔案管理制度》的執(zhí)行增加相應(yīng)的監(jiān)管措施。  


3. 對缺失的早期歷史資料咨詢相關(guān)部門和當(dāng)事人,盡量補(bǔ)齊?  


(二)建議各部門(項目公司)設(shè)置兼職資料員負(fù)責(zé)本部門的檔案收集整理、查詢借閱 流程的發(fā)起及上報集團(tuán)檔案室歸檔,與集團(tuán)檔案主管進(jìn)行對接。各部門兼職資料員在每月規(guī)定時間上報本部門當(dāng)月的收文紀(jì)錄,以備檔案室檢查該部門當(dāng)月歸檔檔案的齊全與否。  


(三)對工程項目的檔案加強(qiáng)過程監(jiān)控,不定期到項目進(jìn)行檢查,以保證該項目檔案的 及時完整性,以便于最后竣工資料的移交。  


(四)為加強(qiáng)對各項目竣工資料的監(jiān)管,建議設(shè)立各施工單位的結(jié)算審批流程,在由預(yù) 算部門同意結(jié)算付款前,先經(jīng)檔案主管審批,確認(rèn)該施工單位竣工資料完整有效并移交完畢后,方可與該單位辦理結(jié)算。  


(五)在保證檔案借閱安全的前提下,對審批流程重新梳理,對一些特殊情況制訂相應(yīng) 措施(先和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電話溝通?)。  


(六)檔案查閱權(quán)限的設(shè)定還需和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)商討如何設(shè)置。 


(七)之后檔案加工如何進(jìn)行? 


(八)檔案系統(tǒng)的改進(jìn)升級?


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